Preference sheet på yachtcharter: dette skal du skrive

Et preference sheet er ønskeskjemaet du fyller ut før en yachtcharter med mannskap, slik at kaptein og kokk kan forberede uka. Her skriver du hvem som kommer, når dere ankommer, allergier og dietter, hva dere vil spise og drikke til hvert måltid, lugarfordeling, spesielle anledninger, aktiviteter og hvor rolig eller aktiv ruten skal være. De fleste mannskap vil ha det 2–4 uker før avreise.

Hva er et preference sheet?

På en yacht med mannskap handler, lager og planlegger mannskapet dagene for dere. Det klarer de bare godt hvis de vet hvem dere er før dere går om bord. Preference sheet er denne briefingen: et spørreskjema, vanligvis sendt fra charterselskapet eller megleren etter at du har booket, som går rett til kapteinen og kokken.

Det er ingen kontrakt, og du er ikke låst til en meny. Det er utgangspunktet mannskapet bruker for å handle inn, planlegge måltider og foreslå en rute. Dere kan endre ting om bord, men alt som må kjøpes eller bestilles på forhånd, avhenger av det du skrev.

Når fyller du ut preference sheet?

Du får det som regel kort tid etter booking. Bransjen oppgir frister fra omtrent 2 til 4 uker før charteren starter, og selskapet gir deg sin egen dato. Send det tidlig hvis noen har en alvorlig allergi, en streng diett (vegansk, glutenfri, kosher, halal) eller dere ønsker bestemte viner eller råvarer, fordi kokken kan måtte bestille dem fra leverandører.

La én person samle svarene for hele gruppa. Det er mye enklere enn at mannskapet må jage seks gjester for frokostønsker.

Sjekkliste: hva skal stå i preference sheet?

Tabellen oppsummerer hver del. Under den finner du punktene folk oftest glemmer.

Gjester og passopplysninger

Før opp alle gjester med fullt navn og alder. Skriv hvem som deler lugar, hvem som sover lett og hvem som står tidlig opp. Charterselskapet kan også be om pass- eller ID-opplysninger (navn, fødselsdato, statsborgerskap, dokumentnummer) til den offisielle mannskapslisten, noe som er vanlig i blant annet Kroatia og Hellas. Ha passene til alle klare når du fyller ut.

Ankomst, avreise og transfer

Oppgi fly- eller fergenummer og tider for begge veier, og skriv om dere trenger transfer, vil oppbevare bagasje eller kommer sent. Kommer gruppa til forskjellige tider, si det. Da kan mannskapet planlegge første middag og siste morgen rundt dere.

Mat og drikke, måltid for måltid

Vær konkret. «Vi liker fisk» hjelper mindre enn «grillet fisk ja, rå fisk nei, ikke skalldyr». Nyttige punkter:

• Frokost: søtt eller salt, varm eller kontinental, klokkeslett
• Lunsj: lette salater eller skikkelig måltid, om bord eller på strandtaverna
• Middag: hvor mange kvelder i land, favorittkjøkken, hvor sterkt krydret
• Snacks og godteri, også det barna spiser
• Ting dere ikke liker, også små (koriander, oliven, sopp)
• Kaffe og te: espresso, filterkaffe, plantemelk, koffeinfri
• Vin: rød, hvit eller rosé, tørr eller søt, lokal eller en bestemt produsent
• Øl, brennevin og drinker, inkludert merker du bryr deg om
• Brus og vann: uten eller med kullsyre, juice, hvor mye

Hvor nøyaktig bør du være om allergier og dietter?

Så nøyaktig som mulig. Skriv nøyaktig allergen, hvem som har det, hvor alvorlig det er og om personen har med medisin, for eksempel adrenalinpenn. Skill ekte allergier fra preferanser: en gjest med cøliaki og en gjest som «spiser lite brød» krever helt ulik håndtering i en liten bysse. Kokken kan planlegge rundt nesten alle dietter hvis de får beskjed i tide, men ikke hvis de oppdager det på dag 3.

Mat, drikke og APA: slik fungerer innkjøpet

På de fleste charterturer med mannskap i Middelhavet er mat og drikke ikke med i charterprisen. I stedet betaler du APA (Advance Provisioning Allowance) i tillegg: et forskudd, ofte rundt 20–40 % av charterprisen avhengig av båten, som kapteinen bruker til driftskostnader som drivstoff, havneavgifter, mat og drikke. Kontrakten sier nøyaktig beløp. Kapteinen tar vare på kvitteringer, du får regnskapet til slutt, ubrukte penger betales tilbake og et overforbruk må dekkes.

Derfor påvirker preference sheet både menyen og budsjettet. Dyre viner, hummer hver kveld og mange restaurantmiddager tas fra APA. På mindre yachter og katamaraner med mannskap kan modellen være annerledes (APA, en matpakke eller en mer inkluderende pris), så sjekk hva kontrakten sier.

Med mannskap, med skipper eller bareboat: hvem trenger preference sheet?

På Ship O'Hoi kan charteryachter bookes bareboat, med skipper eller med fullt mannskap, der annonsen tilbyr det. Papirarbeidet før turen er ulikt:

• Med mannskap (skipper pluss vert eller kokk): hele preference sheet, som over. Se yachter med mannskap i Hellas eller yachtcharter med mannskap i Kroatia.
• Med innleid skipper: ingen kokk, så ikke hele skjemaet. Regn med en kortversjon: ankomsttider, seilerfaring i gruppa, ruteønsker og det skipperen trenger. Dere handler vanligvis inn selv, sørger for mat til skipperen (om bord eller i land) og gir skipperen egen lugar.
• Bareboat: uten mannskap, uten preference sheet. Du planlegger ruten og handler maten selv, i butikk eller via en proviantservice hvis basen tilbyr det. Mannskapslisten må du fortsatt sende inn.

Hva mer bør du skrive, og vanlige feil

Tenk på hvordan uka skal føles. Skriv om dere vil ha lange seildager eller korte etapper med mye bading, og om dere foretrekker livlige havnebyer eller stille ankringsplasser. Nevn vannleker dere håper å bruke, barnas rutiner (sovetider, leggetider, bilseter til transfer) og musikken dere liker. Skal noen jobbe om bord, si ifra; guiden vår om wifi på yachtcharter forklarer hva du kan forvente.

De vanligste feilene:

• Skjemaet sendes for sent, så spesielle varer ikke rekker å skaffes
• «Ingen preferanser», og så blir man skuffet
• Barnas mat og drikke glemmes
• Allergier og ting man ikke liker blandes sammen
• For mange seiltimer planlagt for en rolig ferie

Når skjemaet er sendt, kan du gå videre til pakkingen med listen over hva du bør ta med på yachtcharter. Har du ikke valgt båt ennå? En katamaran til leie gir mer plass og stabilitet for familier, mens en yacht til leie passer grupper som vil seile eller cruise komfortabelt; se yacht vs katamaran for fordeler og ulemper.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg endre ønskene når jeg er om bord?

Ja. Si ifra til mannskapet første dag, så justerer de. Husk bare at varer som er kjøpt inn på forhånd allerede er betalt, og at enkelte råvarer eller viner kan være vanskelige å finne på små øyer.

Må jeg fylle ut preference sheet når jeg leier skipper?

Vanligvis ikke hele versjonen. Du kan få et kort skjema om ankomst, erfaring og rute, og dere har normalt ansvaret for maten om bord, også skipperens måltider.

Er preference sheet det samme som mannskapslisten?

Nei. Mannskapslisten er den offisielle listen over alle om bord med pass- eller ID-opplysninger, og trengs på alle typer charter. Preference sheet handler om ønsker og behov, og brukes på charter med mannskap.

Hva om jeg ikke vet hva jeg vil ha?

Gi rammer i stedet for tomme felt: «mest middelhavsmat, fisk to ganger i uka, én eller to restaurantkvelder». En god kokk kan jobbe med det. Et tomt skjema gir dem ingenting å gå ut fra.