Preference sheet på yachtcharter: det här ska du skriva

Ett preference sheet är önskeformuläret du fyller i före en yachtcharter med besättning, så att kapten och kock kan förbereda veckan. Där skriver du vilka som kommer, när ni anländer, allergier och dieter, vad ni vill äta och dricka till varje måltid, hyttfördelning, särskilda tillfällen, aktiviteter och hur lugn eller aktiv rutten ska vara. De flesta besättningar vill ha det 2–4 veckor före avresan.

Vad är ett preference sheet?

På en yacht med besättning handlar, lagar och planerar besättningen dagarna åt er. Det kan de bara göra bra om de vet vilka ni är innan ni kliver ombord. Preference sheet är den briefingen: ett frågeformulär, oftast skickat av charterbolaget eller mäklaren efter bokningen, som går direkt till kaptenen och kocken.

Det är inget avtal och du är inte låst till en meny. Det är utgångspunkten som besättningen använder för att handla, planera måltider och föreslå en rutt. Ni kan ändra saker ombord, men allt som måste köpas eller bokas i förväg beror på vad du skrev.

När fyller du i preference sheet?

Du får det oftast kort efter bokningen. Branschen anger deadlines från ungefär 2 till 4 veckor före charterstart, och bolaget ger dig sitt eget datum. Skicka det tidigt om någon har en allvarlig allergi, en strikt diet (vegansk, glutenfri, kosher, halal) eller om ni vill ha särskilda viner eller råvaror, eftersom kocken kan behöva beställa dem från leverantörer.

Låt en person samla in svaren för hela gruppen. Det är mycket enklare än att besättningen ska jaga sex gäster för deras frukostönskemål.

Checklista: vad ska stå i ett preference sheet?

Tabellen sammanfattar varje del. Under den finns punkterna som folk oftast glömmer.

Gäster och passuppgifter

Skriv upp alla gäster med fullständigt namn och ålder. Ange vem som delar hytt, vem som sover lätt och vem som går upp tidigt. Charterbolaget kan också be om pass- eller ID-uppgifter (namn, födelsedatum, medborgarskap, dokumentnummer) till den officiella besättningslistan, något som är standard i till exempel Kroatien och Grekland. Ha allas pass framme när du fyller i.

Ankomst, avresa och transfer

Ange flyg- eller färjenummer och tider för båda hållen, och skriv om ni behöver transfer, vill förvara bagage eller kommer sent. Kommer gruppen vid olika tider, skriv det. Då kan besättningen planera första middagen och sista morgonen efter er.

Mat och dryck, måltid för måltid

Var konkret. ”Vi gillar fisk” hjälper mindre än ”grillad fisk ja, rå fisk nej, inga skaldjur”. Bra punkter:

• Frukost: sött eller salt, lagad eller kontinental, vilken tid
• Lunch: lätta sallader eller ett riktigt mål, ombord eller på en strandtaverna
• Middag: hur många kvällar i land, favoritkök, hur stark mat
• Snacks och godis, även det barnen äter
• Sådant ni inte gillar, även småsaker (koriander, oliver, svamp)
• Kaffe och te: espresso, bryggkaffe, havremjölk, koffeinfritt
• Vin: rött, vitt eller rosé, torrt eller sött, lokalt eller ett visst märke
• Öl, sprit och drinkar, inklusive märken du bryr dig om
• Läsk och vatten: med eller utan kolsyra, juice, hur mycket

Hur noga ska du vara med allergier och dieter?

Så noga som möjligt. Skriv exakt allergen, vem som har det, hur allvarligt det är och om personen har med medicin, till exempel en adrenalinpenna. Skilj på riktiga allergier och preferenser: en gäst med celiaki och en gäst som ”äter lite bröd” kräver helt olika hantering i en liten byssa. Kocken kan planera runt nästan vilken diet som helst med förvarning, men inte om det upptäcks dag 3.

Mat, dryck och APA: så fungerar provianteringen

På de flesta charterresor med besättning i Medelhavet ingår inte mat och dryck i charterpriset. I stället betalar du en APA (Advance Provisioning Allowance) utöver priset: ett förskott, ofta runt 20–40 % av charterpriset beroende på båten, som kaptenen använder till driftskostnader som bränsle, hamnavgifter, mat och dryck. Avtalet anger exakt belopp. Kaptenen sparar kvitton, du får redovisningen i slutet, oanvända pengar betalas tillbaka och överskridanden fylls på.

Därför påverkar ditt preference sheet både menyn och budgeten. Dyra viner, hummer varje kväll och många restaurangmiddagar tas från APA. På mindre yachter och katamaraner med besättning kan modellen skilja sig (APA, ett matpaket eller ett mer allt-inkluderat pris), så kontrollera vad avtalet säger.

Med besättning, med skeppare eller bareboat: vem behöver preference sheet?

På Ship O'Hoi kan charteryachter bokas bareboat, med skeppare eller med full besättning, där annonsen erbjuder det. Pappersarbetet före resan skiljer sig:

• Med besättning (skeppare plus värd eller kock): hela preference sheet, som ovan. Se yachter med besättning i Grekland eller yachtcharter med besättning i Kroatien.
• Med inhyrd skeppare: ingen kock, alltså inte hela formuläret. Räkna med en kortversion: ankomsttider, seglingserfarenhet i gruppen, ruttönskemål och vad skepparen behöver. Ni handlar vanligtvis själva, står för skepparens mat (ombord eller i land) och ger skepparen en egen hytt.
• Bareboat: ingen besättning, inget preference sheet. Du planerar rutten och handlar maten själv, i butik eller via en provianteringstjänst om basen erbjuder det. Besättningslistan måste du ändå skicka in.

Vad mer ska du skriva, och vanliga misstag

Tänk på hur veckan ska kännas. Skriv om ni vill ha långa seglingsdagar eller korta etapper med mycket bad, och om ni föredrar livliga hamnstäder eller lugna ankringsvikar. Nämn vattenleksaker ni hoppas använda, barnens rutiner (tupplurar, läggtider, bilbarnstolar till transfern) och musiken ni gillar. Ska någon jobba ombord, skriv det; vår guide om wifi på yachtcharter förklarar vad du kan räkna med.

De vanligaste misstagen:

• Formuläret skickas för sent, så specialvaror hinner inte skaffas
• ”Inga önskemål”, och sedan blir man besviken
• Barnens mat och dryck glöms bort
• Allergier och sådant man inte gillar blandas ihop
• För många seglingstimmar för en lugn semester

När formuläret är skickat kan du gå vidare till packningen med listan över vad du ska ta med på yachtcharter. Har du inte valt båt än? En katamaran att hyra ger mer plats och stabilitet för familjer, medan en yacht att hyra passar grupper som vill segla eller kryssa bekvämt; läs yacht vs katamaran för för- och nackdelar.

Vanliga frågor

Kan jag ändra mina önskemål när jag är ombord?

Ja. Säg till besättningen första dagen så justerar de. Kom bara ihåg att varor som köpts in i förväg redan är betalda, och att vissa råvaror eller viner kan vara svåra att hitta på små öar.

Måste jag fylla i preference sheet när jag hyr skeppare?

Oftast inte hela versionen. Du kan få ett kort formulär om ankomst, erfarenhet och rutt, och ni ansvarar normalt för maten ombord, även skepparens måltider.

Är preference sheet samma sak som besättningslistan?

Nej. Besättningslistan är den officiella listan över alla ombord med pass- eller ID-uppgifter och behövs vid alla typer av charter. Preference sheet handlar om era önskemål och behov och används vid charter med besättning.

Vad gör jag om jag inte vet vad jag vill ha?

Ge ramar i stället för tomma fält: ”mest medelhavsmat, fisk två gånger i veckan, en eller två restaurangkvällar”. En bra kock kan jobba med det. Ett tomt formulär ger dem ingenting att gå på.